Fuente: www.haycanal.com
La elección de las soluciones tecnológicas más adecuadas a cada negocio es un aspecto crítico en el proceso de informatización de una empresa, que determinará el éxito o fracaso de la implantación. El Foro ePyme, liderado por Fundetec y constituido por las asociaciones más representativas de algunos de los sectores clave para la economía española, junto con la Dirección General de Industria y de la PYME y la Oficina Española de Patentes y Marcas, ha elaborado una hoja de ruta a tener en cuenta por la pequeña empresa que se decida a incorporar herramientas TIC a su negocio:

1. Autodiagnóstico. Analizar la situación de partida, qué métodos se utilizan para gestionar todos los procesos del negocio y qué áreas o procesos se quiere mejorar (ventas, atención clientes, relación con proveedores, distribución, gestión).

2. Experto asesor. Elegir un asesor o consultor independiente especializado en TIC, a ser posible local y cercano, que valore las tecnologías o aplicaciones más adecuadas para cubrir las necesidades de su empresa y conseguir los objetivos marcados. A partir de este punto, el acompañamiento de este asesor es clave en el resto del recorrido.

3. Alcance y objetivos. Para que la tecnología a implantar sea la adecuada (por funcionalidades, costes, potenciales ampliaciones, etc.) hay que definir exactamente los objetivos que se desea conseguir (reducción de costes, aumento de las ventas, expansión geográfica, etc.), el alcance del cambio a introducir y los recursos que se pretende destinar al proceso.

4. Elección de solución y proveedor. En función de las necesidades de su empresa, las áreas que se pretende modernizar y los factores a tener en cuenta en la elección de la tecnología a utilizar (costes, vida útil, posibilidad de mantenimiento, actualizaciones...), el asesor le planteará el tipo de solución más adecuada y los proveedores que la pueden implantar.

5. Estrategia de implantación. Para que los cambios se realicen de forma ordenada y controlada, evitando paralizar el normal funcionamiento del negocio, la implantación debe realizarse por fases, contemplando los diferentes aspectos a los que afectarán los cambios.

6. Adecuación de la empresa. Es necesario tener previstas las necesidades, los recursos y los servicios que se van a necesitar para acometer la implantación, para tener todo listo cuando llegue el momento de iniciar el proceso de cambio.

7. Formación. Una vez implantadas las herramientas, para que éstas sean eficaces es imprescindible que todas las personas de la empresa que estén involucradas o trabajen en el área tecnificada se formen para saber utilizarlas correctamente y sacarles el máximo rendimiento.

8. Adaptación al cambio. La adaptación de la empresa al cambio en los procedimientos debe hacerse de forma progresiva. Hasta que los trabajadores terminen de familiarizarse con las nuevas formas de hacer, la empresa funcionará empleando también la antigua metodología, fijando unos tiempos concretos para que sea sustituida definitivamente.

9. Análisis de resultados. Realizado por completo el cambio, es necesario dejar pasar al menos un semestre, o un año, hasta analizar si se han alcanzado los objetivos propuestos y si la implantación de tecnología ha proporcionado ventajas competitivas importantes para la empresa (más agilidad en las operaciones, menor coste, ahorro de tiempo...).

10. Valoración de abordar otras áreas de negocio. Si la experiencia de implantación y los resultados obtenidos han sido positivos, la empresa puede plantearse acometer otras mejoras relativas a otras áreas, o bien fijarse nuevos objetivos. En ese caso, el recorrido vuelve a empezar, como si fuera un bucle, comenzando por analizar el punto de partida y definir la meta a la que se quiere llegar. De este modo se puede ir, progresivamente, avanzando en el grado de tecnificación de la empresa.