En los últimos años se ha generalizado la externalización de los sistemas informáticos en las empresas independientemente de su tamaño. Los objetivos principales que se buscan son:

• Reducción de costes a la vez que se obtiene mayor flexibilidad
• Personal más especializado para mantener sistemas cada vez más complejos.
• Las empresas prefieren centrar sus esfuerzos en la actividad de su negocio.

Los 10 Factores Claves para el éxito de este Servicio son:

1) Definir de forma clara qué áreas del sistema informático se quieren externalizar y cuáles son los niveles de servicio que esperamos del proveedor.

2) Asignar un responsable técnico del servicio que se responsabilice del sistema del cliente. A medio plazo, irá conociendo las necesidades del cliente y podrá recomendarles las soluciones tecnológicas que mejor se adaptan a su negocio.

3) Establecer un procedimiento que permita escalar las incidencias que surjan a los usuarios.

4) Documentar correctamente el sistema informático para que el soporte se pueda realizar de forma óptima.

5) El proveedor del servicio deberá reportar las tareas realizadas al cliente enviando informes periódicos o facilitando el acceso remoto a su sistema de gestión (CRM).

6) Mantener reuniones anuales de seguimiento que permitan mejorar la calidad del servicio y planificar las renovaciones del sistema.

7) Definir un calendario de visitas preventivas que permitan resolver problemas antes de que afecten a los usuarios o generen pérdidas de información.

8) Utilizar herramientas de gestión remota que permitan monitorizar el sistema y dar soporte a los usuarios sin perder tiempo en desplazamientos.

9) Elegir un proveedor que tenga una estructura adecuada al tamaño de la empresa que contrata el servicio.

10) Firmar un acuerdo de confidencialidad adaptado a la LOPD.